福岡の運送関連の許認可・法人設立

一般貨物自動車運送事業者は、帳票類の整備・保存が義務付けられていますが
保存期間に関して質問を頂くことがありますので、まとめてみます。

許認可届出等
　・許認可関係申請書（事業運営の間保存）
　・増減車届出（事業運営の間保存）
　・運行整備管理者選任届（選任期間中保存）
　・事業報告書（事業運営の間保存）
　・事業実績報告書（事業運営の間保存）

運行管理関係
　・運行管理規程（制定・改正の都度保存）
　・運転者台帳（選任期間中保存（退職後３年））
　・点呼記録簿（１年）
　・運転日報（１年）
　・運行記録計記録紙(チャート紙)（１年）
　・運行指示書（正・副各1年）
　・乗務員（運転者）指導計画表（３年）
　・乗務員（運転者）指導記録簿（３年）
　・特定運転者への特別な指導（３年）
　・特定運転者への適性診断受診記録（保存期間の定めは無いが記録を残しておく必要あり）
　・事故記録簿（３年）
　・事故報告書（３年）

整備管理関係
　・整備管理規程（制定・改正の都度更新）
　・車両台帳（車検後更新）
　・日常点検表（保存期間の定め無し）
　・定期点検整備計画表（１年）
　・定期点検整備記録簿（１年）

労務管理関係
　・就業規則（作成・変更の都度保存）
　・３６協定（毎年更新の都度保存）
　・出勤簿（タイムカード）（３年）
　・社会保険関係書類（変更の都度保存）
　・健康診断受診票（５年間）

なお、帳票類をデータとしてＰＣ等に保存することも認められています。
これを法令では“電磁的記録の保存”と呼んでいます。
紙での保存はスペースを取りますし、必要な情報の取り出しにも時間がかかりますので
データ保存を検討するのも良いのでないでしょうか。

根拠法令は下記の通りとなります。

国土交通省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則

（電磁的記録による保存の方法）
第４条　民間事業者等が、法第三条第一項の規定に基づき、別表第一の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる方法のいずれかにより行わなければならない。
一　作成された電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物（以下「磁気ディスク等」という。）をもって調製するファイルにより保存する方法
二　書面に記載されている事項をスキャナ（これに準ずる画像読取装置を含む。）により読み取ってできた電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法
２　民間事業者等が、前項の規定に基づく電磁的記録の保存を行う場合は、必要に応じ電磁的記録に記録された事項を、直ちに明瞭な状態で、その使用に係る電子計算機の映像面に表示及び当該事項を記載した書面を作成することができる措置を講じなければならない。
３　別表第一の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づき、同一内容の書面を二以上の事務所等（当該書面の保存が義務付けられている場所をいう。以下同じ。）に保存をしなければならないとされている民間事業者等が、第一項の規定に基づき、当該二以上の事務所等のうち、一の事務所等に当該書面に係る電磁的記録の保存を行うとともに、当該電磁的記録に記録されている事項を他の事務所等に備え置く電子計算機の映像面に表示及び当該事項を記載した書面を作成することができる措置を講じた場合は、当該他の事務所等に当該書面の保存が行われたものとみなす。

今回取り上げた帳票類は巡回指導時にもチェックされる帳票ですので整備・記帳・保存を確実に
行っていきましょう。

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